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採用実務に便利!Excel関数3選

こんにちは!今回は採用担当の方向けの記事です!

 

様々な会社にて採用の実務に関わらせていただいているうちに、最近ではエクセルの関数のスキルが上がってきました。

採用支援システムを導入されているとそこまで必要ではないのかもしれませんが。。。

 

とはいえ、エクセルを使うと見えてくる傾向などがあります。

ということで、私がこれまで約10か月、採用実務に携わった中で特に使える3つの関数をご紹介します!

 

例)下記のようなリストを参考に...

ナビサイトからダウンロードなどをすると、下記以外にもたくさんの情報が詰まっていますよね...

≪表1≫

 f:id:jinzai-kenkyusho:20170221104214p:plain

  • 大量のデータから必要なものだけを取り出したいとき

VLOOKUP:指定された範囲の1列目で特定の値を検索し、指定した列と同じ行にある値を返します。

採用支援ツールや、ナビサイトなどから学生の情報をダウンロードすると、今必要ではないデータも一緒にダウンロードされてしまうことってありますよね。

必要な情報、たとえば名前と説明会参加有無、面接参加有無だけのリストにしたいときに使えます。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170301104849p:plain

 上図の関数は下記のとおりです。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170301104948p:plain

 =VLOOKUP($A13,$A$1:$F$8,2)

$A13・・・データを紐づける軸となる文字列を選択しています。今回は、応募者のユニーク番号であるIDに紐づける形にしました。そうすると、同姓同名の学生が応募した際にも関数が混乱しなくて済みます。

$A$1:$F$8・・・データを抽出する際のもともとのデータ範囲を選択しています。≪表1≫のすべてを選択している状態です。$のように絶対参照を付けておくと、下のセルにコピーをする際も範囲は変わらず関数を維持できます。

2・・・元データ(≪表1≫)をご覧いただいて、IDから右方向へ数えて、名前であれば2列目、説明会であれば5列目に位置しているので、その列数を入力しています。

  • 各イベントの参加者をカウントしたいとき

COUNTIF:指定された範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返します。

つまり、イベント等の参加人数を一目でわかりやすく下記のような表にすることができます。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170220203750p:plain

 インターン参加者数のセルの関数は下記のとおりです。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170221104532p:plain

このような表を別シートなどに作っておくと、元のデータをコピペで更新するだけで表も勝手に更新されるようにすることも可能です。

上記の表を蓄積することで、時期ごとのボリューム変動なども記録でき、後の分析にも使用できます。

  • セルとセルをくっつけたい時

CONCATENATE
複数の文字列を結合して1つの文字列にまとめます。

つまり、下記のようにデータをダウンロードした時などに姓と名が分かれていたら、くっつけて表示させることができます!

f:id:jinzai-kenkyusho:20170220204223p:plain f:id:jinzai-kenkyusho:20170220204247p:plain

 セルの関数は下記のとおりです。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170301105934p:plain

ここまでで、ものすごく使える!!というものはなかったかもしれません。

ですが、上記の合わせ技を使うとこんなことができます。

 

たとえば…

インターンに参加したものの、説明会に参加していない学生は何人いるのか?

インターン参加者の何割が説明会に参加しているのか?

また、面接に参加している人の何割がインターンにも参加している人なのか?

をカウント、トラッキングができます。

 

下記のような管理表を別シートに作成し、Sheet1には随時アップデートされた情報をコピペしていくと、下記表も自動的にアップデートされます!

f:id:jinzai-kenkyusho:20170301111308p:plain

 

関数は下記の通りです。

f:id:jinzai-kenkyusho:20170301111214p:plain

上記はあくまで例ですので、加えて割合や合計の欄なども付け加えると

使いやすくなりますね!

あと、データ完成後、コピペにて値貼り付けにして、シートを週ごとなどで分けるとデータの蓄積にもなります。

 

上記では伝えきれなかった、「絶対参照とは?」「値貼り付けとは?」などは、もし必要でしたら別途検索してみてください!たくさんエクセル関数についての説明サイトがヒットするかと思います。

 

今回は、特に採用の際の事務業務で活躍する関数をご紹介しました!